Condizioni Generali di Servizio per l’utilizzo della soluzione di firma elettronica avanzata di ICAR

1. PREMESSA
   I.Car s.r.l. a Socio Unico (“ICAR”), con sede in Zola Pedrosa (BO), via Tevere n. 18, p.iva 01462690155, nell’ambito del progetto di dematerializzazione documentale, volto a facilitare la gestione e l’archiviazione della modulistica offre ai propri Clienti la possibilitàà di firmare elettronicamente tramite Firma Elettronica Avanzata (di seguito “Servizio FEA”) i contratti relativi ai servizi offerti e documentazione connessa.
   Il Servizio FEA si basa sull’espressione manuale della volontà del Cliente di sottoscrivere la documentazione contrattuale tramite un processo di “Point and Click” nonché sull’utilizzo di un numero di cellulare riferito ad una SIM card di cui il Cliente dichiara di avere piena ed esclusiva disponibilità lungo tutto l’arco temporale in cui si svolge il processo di sottoscrizione, al fine di garantire l’univocità della connessione tra il soggetto firmatario e la firma elettronica avanzata da egli apposta.
   Il Servizio FEA consente di soddisfare il requisito della forma scritta ex art. 1350 c.c. e di assumere la stessa validità legale nonché gli effetti probatori del documento cartaceo sottoscritto con firma autografa (art. 2702 c.c.), conformemente alla vigente normativa in materia.
   L’adesione al Servizio FEA è completamente gratuita ed è regolata dalle Condizioni generali di Servizio contenute nel presente documento (di seguito “CGS”). Le caratteristiche del sistema e delle tecnologie utilizzate sono descritte nel documento “scheda illustrativa delle caratteristiche tecniche del sistema di firma elettronica avanzata e delle tecnologie utilizzate” (di seguito “Scheda Illustrativa”), da considerarsi parte integrante e sostanziale del presente documento – fornito al Cliente all’atto dell’adesione al servizio e consultabile anche al sito internet www.icar-web.it/notelegali.
   Il Servizio FEA consente di: (i) perseguire un maggiore livello di sicurezza in termini di sottoscrizione della documentazione contrattuale, con particolare riferimento ai rischi di furto d’identità e contraffazione della firma e ai tentativi di frode, (ii) fornire un contributo alla tutela ambientale dematerializzando i documenti, e (iii) migliorare l’efficienza e la facilità nell’archiviazione documentale.
   Essendo la firma adottata da ICAR qualificabile come Firma Elettronica Avanzata (FEA), la normativa richiede al Cliente di accettarne le relative condizioni di utilizzo. In mancanza di tale accettazione non si potrà ricorrere alla procedura di seguito descritta.
2. IL SOGGETTO EROGATORE
   Il Servizio FEA è reso da ICAR, in qualità di soggetto che, ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 55, comma 2 lett. a) del DPCM del 22 febbraio 2013 (“Regole Tecniche”), eroga soluzioni FEA al fine di utilizzarle nei rapporti intrattenuti con i propri Clienti per il tramite della propria rete commerciale.
3. RIFERIMENTI NORMATIVI
   Il Servizio FEA è stato realizzato in ottemperanza a quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs 82/2005 e s.m.i., “CAD”) nonché alle definizioni riportate nelle Regole Tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali (DPCM del 22 febbraio 2013, “Regole Tecniche”) e, in ogni caso, della specifica normativa di settore, anche in materia di tutela e protezione dei dati personali (Regolamento Europeo 679/2016, “GDPR”).
4. CARATTERISTICHE DEL SISTEMA
   Il sistema di sottoscrizione proposto si basa sulla raccolta e sulla conservazione dei documenti digitali firmati elettronicamente.
   Il Servizio FEA permette al Cliente, dopo aver preso visione della documentazione da sottoscrivere sul dispositivo elettronico messogli a diposizione dall’ente di vendita, di esprimere manualmente la propria volontà di sottoscrizione attraverso un processo di “Point and Click” nonché di confermare tale sottoscrizione con l’utilizzo di una password avente durata temporale limitata (OTP, “one time password”). Tale operazione viene effettuata tramite un procedimento nel quale il Cliente, mediante una soluzione di “strong authentication” basata sul numero cellulare riferito alla SIM card di cui dichiara di avere la piena ed esclusiva disponibilità lungo tutto l’arco temporale in cui si svolge il processo di sottoscrizione, riceve un SMS contenente l’OTP, ovvero una password (numerica) avente durata temporale limitata. Successivamente è possibile verificare univocamente l’identità del sottoscrittore stesso, così da poter ricondurre a quest’ultimo la sottoscrizione e, quindi, la manifestazione di volontà espressa mediante l’apposizione della stessa. il processo garantisce sempre che le firme apposte valgano solo per le specifiche clausole selezionate e che, una volta terminato il processo di sottoscrizione, tutte le firme saranno immediatamente protette tramite crittografia.
   La sottoscrizione espressa tramite “Point and Click” e relativa OTP – univocamente riconducibile solo al firmatario e connessa in modo univoco al documento informatico sottoscritto – è immediatamente cifrata, come summenzionato, mediante crittografia utilizzando la c.d. “chiave asimmetrica”, e resa immodificabile e sigillata in forma sicura nel documento stesso, il quale viene “chiuso” e reso immodificabile anch’esso, al fine di garantirne l’efficacia e la validità nel tempo secondo gli standard previsti dalla vigente normativa.
5. ATTIVAZIONE DEL SERVIZIO
   L’attivazione del Servizio FEA è subordinata (i) alla previa identificazione del Cliente effettuata, conformemente alla vigente normativa, mediante l’acquisizione di copia di un suo documento di riconoscimento in corso di validità (ii) alla completa presa visione da parte del Cliente delle presenti CGS, della Scheda Illustrativa allegata e parte integrante del presente documento, della specifica Informativa privacy per il Servizio FEA; (iii) all’accettazione da parte del Cliente, mediante sottoscrizione dell’apposito modulo di adesione al Servizio FEA tramite firma elettronica semplice, delle presenti condizioni (“CGS”) e dunque dell’utilizzo del numero di cellulare cui si riferisce la SIM card, che dichiara essere nella sua piena ed esclusiva disponibilità lungo tutto l’arco temporale del processo di sottoscrizione.
   Il documento contenente l’accettazione delle presenti Condizioni Generali di Servizio unito alla copia del documento di riconoscimento acquisito viene trasmesso tramite posta elettronica agli indirizzi che il Cliente ha fornito, archiviato e conservato da ICAR per almeno 20 anni garantendone la disponibilità, integrità, leggibilità ed autenticità, permettendo al Cliente di verificare in qualsiasi momento l’adesione al Servizio FEA.
6. DIRITTI DEL CLIENTE
   L’adesione al Servizio FEA è del tutto libera e facoltativa. In caso di mancata adesione il Cliente non potrà avere accesso alle modalità di sottoscrizione con FEA come sopra descritte.
   L’adesione al Servizio FEA, tra l’altro, non comporta l’obbligatorietà dell’utilizzo della FEA ai fini della sottoscrizione della documentazione inerente all’operazione che si intende compiere. Il Cliente che abbia aderito al Servizio FEA potrà quindi richiedere sempre di sottoscrivere con firma autografa (anziché servirsi della FEA) i documenti in formato cartaceo. Rimane comunque inteso che l’eventuale scelta del documento cartaceo e della sottoscrizione fisica dovrà necessariamente riguardare l’intero documento sottoposto alla firma del Cliente. Nel caso in cui il Cliente abbia sottoscritto il documento utilizzando il Servizio FEA, egli ha comunque sempre il diritto di richiedere la consegna e/o la trasmissione della relativa documentazione su supporto cartaceo, anche qualora il Cliente abbia precedentemente espresso la sua preferenza per la consegna e/o la trasmissione dei documenti in formato elettronico.
7. OBBLIGHI DEL CLIENTE
   Il Cliente, dichiara e garantisce la veridicità del documento d’identità e di tutti i dati personali comunicati in occasione della identificazione, assumendo a proprio carico ogni responsabilità in ipotesi di falsità o erroneità dei documenti e dati forniti, impegnandosi altresì a comunicare tempestivamente a ICAR ogni variazione agli stessi.
   Il Cliente, dichiara e garantisce pertanto che l’indirizzo di posta elettronica e il numero di cellulare, che saranno indicati nell’ambito e per tutto l’arco temporale del processo di sottoscrizione tramite FEA, sono nella sua piena ed esclusiva disponibilità ai fini e nell’ambito del processo di sottoscrizione tramite FEA, assumendo a proprio carico ogni responsabilità in ipotesi di falsità o erroneità delle informazioni fornite e delle dichiarazioni e garanzie rese, impegnandosi altresì a comunicare tempestivamente a ICAR ogni variazione alle stesse informazioni e dichiarazioni rese.
   Con l’accettazione delle presenti CGS, il Cliente dichiara di aver preso attenta visione delle stesse, della Scheda Illustrativa delle caratteristiche tecniche allegata nonché dell’informativa privacy specifica, di averne compreso e accettato appieno il contenuto e di essere edotto della validità e degli effetti giuridici, anche sul piano di validità e su quello probatorio, dei documenti informatici sottoscritti mediante FEA.
8. GRATUITÀ DEL SERVIZIO FEA
   L’adesione al servizio FEA è completamente gratuita.
   Il servizio FEA rappresenta esclusivamente una modalità di sottoscrizione della documentazione contrattuale alternativa alla sottoscrizione autografa su documento cartaceo.
9. OBBLIGHI E GARANZIE DI ICAR
   ICAR in qualità di soggetto che eroga il Servizio FEA, è responsabile verso il Cliente per l’adempimento di tutti gli obblighi discendenti dall’espletamento di tale attività, con particolare riferimento ai requisiti tecnici, procedurali ed organizzativi previsti dal CAD, dalle Regole Tecniche e dalla normativa in materia di trattamenti personali.
   In ossequio agli obblighi sopra richiamati, ICAR:
   1. ha stipulato una polizza assicurativa per la responsabilità civile a copertura dei terzi e dei titolari del Servizio FEA per i rischi connessi alla eventuale inadeguatezza delle soluzioni tecniche adottate (per maggiori informazioni si rinvia a www.icar-web-it/notelegali);
   2. conserva le presenti CGS sottoscritte e copia del documento d’identità del Cliente per 20 anni, garantendone la disponibilità, integrità, leggibilità e autenticità
   3. adotta tutte le misure di sicurezza, ivi comprese quelle descritte nella Scheda Illustrativa, idonee a preservare, dal rischio di perdita, anche accidentale, ed accesso abusivo, i dati forniti dal Cliente e quelli generati all’atto di ogni singola sottoscrizione mediante il Servizio FEA;
   4. ha provveduto a nominare Responsabili del Trattamento i soggetti esterni coinvolti nelle attività di trattamento connesse.
10. LIMITAZIONI DI RESPONSABILITÀ DI I.CAR
    ICAR, fatti salvi i limiti di legge, non sarà responsabile per la mancata o non corretta esecuzione degli obblighi sulla stessa incombenti in tutti i casi in cui il mancato o non corretto adempimento sia dovuto a cause non imputabili quali, a titolo meramente esemplificativo: caso fortuito, forza maggiore, calamità naturali, eventi bellici, interventi dell’autorità.
    ICAR, inoltre, non assume alcuna responsabilità:
    1. Per la mancata o non corretta esecuzione degli obblighi del cliente;
    2. per ogni abuso relativo alla veridicità di tutti i documenti di identità, dei dati personali e delle informazioni relative al numero di cellulare e all’indirizzo di posta elettronica comunicati dal Cliente e di ogni altra variazione dovesse intervenire successivamente, ove non opportunamente e tempestivamente comunicata;
    3. per il regolare funzionamento di linee elettriche, telefoniche nazionali e/o internazionali.

    ICAR infine, non assume alcuna responsabilità in ipotesi di utilizzo improprio o eccedente le limitazioni d’uso o non autorizzato del Servizio FEA.

11. DURATA e RECESSO DAL SERVIZIO
    Nel caso di attivazione del servizio secondo le modalità di cui all’art. 5, il contratto si intenderà valido ed efficace a tempo indeterminato.
    Il Cliente potrà in ogni momento recedere dal Servizio FEA con comunicazione a mezzo lettera raccomandata a.r. o PEC indirizzata all’ente di vendita di riferimento, oppure tramite dichiarazione scritta rilasciata a quest’ultimo, che ne formalizzerà ricevuta e la consegnerà ad ICAR ai fini del completamento della procedura di recesso.
    ICAR potrà in ogni momento recedere dal servizio che permette l’utilizzo della FEA con comunicazione al Cliente a mezzo lettera raccomandata a.r., con almeno 30 (trenta) giorni di preavviso.
12. MODIFICHE
    ICAR avrà diritto di modificare unilateralmente, con comunicazione trasmessa anche tramite email, con almeno 60 (sessanta) giorni di preavviso, le presenti Condizioni Generali, nel rispetto della normativa vigente e delle disposizioni impartite dalle Autorità competenti. In tal caso, qualora il Cliente non receda ai sensi dell’art. 11 ovvero entro 60 (sessanta) giorni dalla ricezione della comunicazione di ICAR o comunque utilizzi il Servizio FEA successivamente alla ricezione di detta comunicazione, la modifica si intenderà accettata.
13. LEGGE APPLICABILE E FORO COMPETENTE
    Il presente contratto è soggetto alla legge italiana. Per le controversie che dovessero insorgere tra le parti in relazione al presente contratto, competente a giudicare è l’Autorità Giudiziaria del luogo di residenza o di domicilio del Cliente.
    Per quanto qui non espressamente previsto si applicano le norme di legge e regolamentari vigenti in materia.