Domande frequenti sull’uso della firma elettronica avanzata (FEA)

Cos’è la Firma Elettronica Avanzata?
La Firma Elettronica Avanzata (di seguito FEA) assolve alle stesse funzioni della firma autografa: identifica chi ha firmato e stabilisce una connessione tra firmatario e documento firmato.
L’uso della FEA garantisce i vantaggi della dematerializzazione del cartaceo e insieme assicura le garanzie legali costituendo quindi prova delle dichiarazioni di chi l’ha apposta (art. 21 del Codice dell’Amministrazione Digitale, art. 2702 del Codice Civile).

La FEA ha valore legale?
Secondo quanto stabilito dal Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 82/2005 e successive modificazioni ed integrazione) la FEA ha valore legale se il documento viene sottoscritto nel rispetto delle caratteristiche tecniche che garantiscono l’identificabilità dell’autore, l’integrità e l’impossibilità di modifica del documento stesso. ICAR adotta tecnologie che rispettano tali standard prima dell’utilizzo del servizio. Il Cliente ha la possibilità di conoscere le caratteristiche del servizio stesso tramite la dettagliata documentazione fornita all’adesione al servizio e reperibile sul nostro sito web www.icar-web-it/notelegali

Cos’è la FEA con OTP (One Time Password ossia password usata una sola volta)?
È un particolare tipo di Firma Elettronica Avanzata basata sull’uso di una password che viene generata al momento di firmare e che il firmatario utilizza per apporre la firma. ICAR si avvale di una tecnologia ormai molto diffusa che si basa sull’utilizzo del telefono cellulare del firmatario. Il numero di telefono che viene usato per la firma è quello dichiarato dal Contraente (o dal suo Rappresentante Legale) all’ente di vendita o ad un suo impiegato.

Come si firma con cellulare?
L’ente di vendita o un suo impiegato informano sul funzionamento della FEA e chiedono conferma del cellulare da usare. Mostrano tutti i documenti da firmare. Nel caso più comune l’adesione ad un contratto necessita dell’apposizione di tre firme: la firma del contratto, l’eventuale accettazione di clausole contrattuali e la conferma relativa a dichiarazioni come la presa visione dell’informativa privacy o la consegna della nota informativa. Tra le dichiarazioni contrattuali rientra anche la conferma di visione e accettazione delle condizioni generali di servizio FEA. A seconda del tipo di contratto o operazione potranno presentarsi altre firme da apporre. Mostrando i documenti da firmare, nei punti del documento dove deve essere apposta la firma, dovrà essere data conferma della volontà di firmare. Al termine della lettura e delle conferme sulle diverse firme apparirà anche un riepilogo delle firme che si stanno per apporre. Dopo aver dato conferma delle volontà di firmare verrà inviato al numero di cellulare del firmatario un codice OTP che lo stesso dovrà inserire per ultimare la sottoscrizione elettronica.

Cosa succede in caso di errore?
L’operazione può essere annullata in qualunque fase del processo. Qualora il Contraente cambi idea riguardo all’utilizzo del Servizio FEA dopo aver concluso il processo di firma, il contratto può essere annullato, riemesso e firmato in modo tradizionale.

Sarà obbligatorio in futuro firmare tutti i documenti sempre con la FEA?
Se si sceglie di aderire al servizio FEA, tale adesione si intenderà valida ed efficace a tempo indeterminato. Il Cliente potrà tuttavia recedere in ogni momento dal Servizio FEA secondo le modalità indicate nelle condizioni generali del servizio.

È una procedura sicura? La mia firma potrà essere riutilizzata per firmare altri documenti?
La soluzione informatica risponde ai più aggiornati standard nazionali e internazionali di sicurezza che assicurano l’inviolabilità dei documenti firmati. Non è possibile, nemmeno in linea teorica, riutilizzare la Sua firma per altri documenti in quanto la stessa è strettamente collegata alla disponibilità del suo numero e alla generazione di una nuova password OTP. I dati del firmatario sono criptati all’interno del documento elettronico e non possono essere estratti ed applicati ad un altro documento. La natura stessa della tecnologia adottata da ICAR (One Time Password) è garanzia di sicurezza per chi usa il servizio. Inoltre, nell’interesse del Cliente ed in ottemperanza a quanto previsto dal comma 2 dell’art. 57 del DPCM 22 febbraio 2013, è stata stipulata una polizza assicurativa per la responsabilità civile da danno a terzi cagionati da inadeguate soluzioni tecniche, derivanti dalla fornitura del servizio di Firma Elettronica Avanzata.

Di cosa ho bisogno per poter usare la FEA?
Solo di un cellulare che sia nella Sua piena e completa disponibilità (in tale dizione è compreso anche un eventuale cellulare aziendale a lei assegnato) per tutto l’arco temporale del processo di sottoscrizione, in modo che possa essere validamente associato a lei e al contratto che si sta concludendo. Fornire il numero di cellulare per la firma non permette a ICAR altri utilizzi dello stesso se non limitati alla gestione di quella specifica sessione di firma.

Perché conviene usare la FEA?
La FEA è conveniente per diverse ragioni:

• molte meno firme da mettere: il contratto viene emesso in un’unica copia in luogo delle tre del contratto cartaceo;
• maggior comodità: un contratto può essere perfezionato anche se non si ha la possibilità di stamparlo;
• firma garantita non falsificabile;
• scelta ecologica: risparmio di carta, di toner e di energia;
• certezza di recepimento immediato del contratto completo negli archivi della società
• garanzia della possibilità di fornire copie del contratto a terzi.